Generalforsamling

Den årlige generalforsamling er en af de vigtigste dage i enhver forening. Det er her årets gang gennemgås, regnskabet godkendes og nye tiltag til driften i den komne periode kommer på plads.

Hvordan afholdes en generalforsamling

Er du blevet bedt om at indkalde til generalforsamling og sørge for alt det praktiske, så kommer her en mindre guide. 

Indkaldelse

Der står i vedtægterne med hvilken frist der skal indkaldes, det vil ofte være 6 uger før. Sammen med indkaldelsen skal hvert medlem have alle de dokumenter, der skal benyttes på forsamlingen, det kan f.eks. være en kopi af regnskab og balance, kopi af tilsendte forslag m.m.

Mange anvender mails til at indkalde, da dokumenterne kan vedhæftes og der så spares papir, men en del sender stadigvæk alt til hvert enkelt medlem med brev.

Nye forslag

Har medlemmer emner de ønsker optaget til behandling på generalforsamlingen, kan de sende dem senest 14 dage før. Her er det forskelligt (alt efter vedtægter og kutyme) hvordan indkomne forslag behandles.

I nogle foreninger laves en kopi af hvert forslag som udsendes til alle medlemmer før generalforsamlingen, så de er orienteret og har set forslaget før generalforsamlingen afholdes. I andre foreninger medtages forslag på selve dagen og oplæses for medlemmerne. Det giver ofte bedst debat, hvis alle medlemmerne kender de indkomne forslag, før selve dagen, så der har været tid til at diskutere dem indbyrdes i foreningen. I Holdsport kan den slags udsendes som push beskeder på mobilerne hos medlemmerne., men naturligvis også pr. mail.

Selve afholdelse af Generalforsamlingen

Her vil det ofte blive afholdt i foreningens egne lokaler eller lokaler lejede til formålet.
Det er en fordel at lave et langbord, som er synligt for alle – Her placeres bestyrelsen.
Det kan være en hestesko opstilling og et langbord – mange benytter også små bordopsætninger med 8 ved hvert bord.
Ved påbegyndelsen bydes der velkommen (typisk formanden) og der vælges en ordstyrer.

Rigtigt mange har en revisor med til foreningens årlige forsamling og vælger ham/hende som ordstyrer. Det kan være en gode ide,d a ordstyreren det skal være en, som ikke er medlem af bestyrelsen og som er god til at skærer igennem og i øvrigt ikke tage parti i sager. Prisen for at have en revisor ude en aften til overtimer ligger typisk på omkring 5.000.

Det kan være en god investering, da en revisor med stor erfaring inden for foreninger også kan være behjælpelig med at besvare spørgsmål undervejs og særligt nyttigt ved behandling af medlemmernes forslag f.eks. om skattefri godtgørelse m.m.. Til større foreninger eller foreninger med store økonomiske forpligtelser f.eks. andelsforeninger, kan vi kun anbefale brug af en revisor som ordstyrer. Er der ikke en revisor, er det et medlem af foreningen, som skal påtage sig opgaven.

Dagsorden på generalforsamling

Der vil altid være en dagsorden, eller det bør der altid være. Er det ikke beskrevet i vedtægterne hvordan dagsordenen skal være, så vil en grundlæggende struktur som denne være fornuftig:

1. Velkomst ved formanden

2. Årets gang ved formanden

3. Kaffe og småkager

4. Fremlæggelse af regneskabet ved revisoren eller kassereren

5. Godkendelse af regnskab og balance

6. Næste års budget og justeringer samt godkendelse

7. Vedtægtsændringer til afstemning (hvis der er nogen)

8. Indkomne forslag fra medlemmerne diskuteres og der afstemmes om nødvendigt

9. Afslutning og smørbrød.

Afstemning

Er det nødvendigt at lave en afstemning, kan der vælges at lave den skriftligt (anonymt) så hvert fremmødt medlem får en stemmeseddel og eventuelt en ekstra ved fuldmagt fra et andet medlem.
Fordelen ved en skriftlig afstemning kontra håndsoprækningen er anonymiteten.

Det bliver også mere nøjagtigt med en skriftelig afstemning – Håndsoprækning er ikke særlig fornuftig i store foreninger, da det kan blive svært at overskue om der rent faktisk er flertal. Hart et medlem fået en fuldmagt fra et andet eller flere andre medlemmer, skal der være skriftelig dokumentation. Foreningen bør udforme en særlig blanklet til at give andre medlemmer fuldmagt, så alle oplysninger fremgår af dokumentet og der ikke kan blive tvivl om det er en rigtig fuldmagt.

Efter generalforsamlingen

Alt efter hvad vedtægterne forskriver, vil der skulle laves et referat af forløbet under generalforsamlingen. Vigtigt er naturligvis, resultaterne af afstemningerne og de deraf ændringer i foreningen i det komne driftsår. Ofte vil det være forventeligt, at modtage referatet senest 3 uger efter generalforsamlingen.

Ekstraordinær generalforsamling

Alt efter hvad jeres vedtægter forskriver, kan der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling ofte med kun 2 ugers varsel. Det kan f.eks. være hvis:

• Formanden går af
• Kassereren går af
• 25% af alle medlemmer kræver behandling af et særligt emne
• Bestyrelsen indkalder pga. et emne kræver behandling

En ekstraordinær generalforsamling er med andre ord ikke noget, der afholdes ret ofte i en mindre almindelig frivillig forening.

Indkaldelse
Alle medlemmer skal orienteres om datoen mindst 2 uger før og de skal tilsendes dokumenter vedr. de emner, der skal behandles.
Dagsordenen vil ofte være meget kort og simpel f.eks.:

• Velkomst og orientering
• Gennemgang af emner, der er grundlaget for den ekstraordinære generalforsamling
• Afstemning om nødvendig / Valg af nye bestyrelsesmedlemmer om nødvendigt
• Afslutning med kagebord

Ved de ekstraordinære generalforsamlinger, vil der ofte være en blandet stemning mellem medlemmerne. Er en formand afgået ved døden og skal der vælges ny, er alle triste. Har der været en spejderleder, som ikke kunne holde fingrene fra kassen, ja så er alle rasende. Det er derfor en god ide, at køre generalforsamlingen meget hurtigt og uden alt muligt ”ekstra” medlemmerne er ofte irriteret nok i forvejen over at skulle bruge ”ekstraordinær tid” på mødet.

"Hos Holdsport arbejder vi med at understøtte sportsklubber. Vi giver i den forbindelse gode råd og fif om stort og småt som kan hjælpe klubberne, men vi laver ikke egentlig rådgivning, da individuelle forhold fra klub til klub kan være meget forskellige. Vores artikler skal ses som inspiration til arbejdet i klubberne, og vi håber, at vi med vores artikler kan hjælpe jer med at finde løsninger. Har man brug for mere præcis rådgivning bør man henvende sig til en fagperson, fx en advokat eller revisor."